この話は、とある会社の事務職Aさんが、RPA未経験ながらもロボットを作成するまでのお話です。
過去の記事はその１、その2でご覧いただけます。
作業手順の可視化まで完了したAさん。
セオリー通りに進むのであれば次はフローチャート作成ですが、フローチャート作成が苦手なAさんは、WinActorでシナリオを作成しながらフローを検討しました。
なぜなら、WinActorのシナリオはフローチャートを元に作られているから作業の洗い出しさえ終わっていれば、フローチャートの作成は省略することも可能だからです。
※一般的には作業の流れをフローチャート化し、その後シナリオを作成した方が楽になるといわれています。
メール送信手順（手作業）
以下がメール送信の手順です
１．「受講案内（M列）」でフィルタを実行する
条件：本日日付
２．該当するデータがあれば、受講案内メールを送信する
宛先：「メールアドレス（U列）」からコピー＆ペーストする
CC：担当（J列）をもとに別表を見て管理者（上司）のメールアドレスをコピー＆ペーストする
メール本文：テンプレートに受講者氏名、研修名、開催日をコピー＆ペーストする
３．M列のフィルタを解除し次の「リマインド1（P列）」でフィルタを実行する
条件：本日日付
宛先：社員番号をもとに別表を見てメールアドレスを調べる
メール本文：テンプレートに受講者氏名、研修名、開催日（受講開始日）をコピー＆ペーストする
４．該当するデータがあれば、リマインドメールを送信する
５．P列のフィルタを解除し次の「リマインド２（R列）」でフィルタを実行する。
CC：担当（J列）をもとに別表を見て管理者（上司）のメールアドレスをコピー＆ペーストする
メール本文：テンプレートに受講者氏名、研修名、開催日をコピー＆ペーストする
WinActorでメール受信シナリオ
それでは、Aさんが作成したメール送信シナリオを動画でご覧ください。
WinActorで送信されたメールを確認
WinActorで送信されたメールを確認してみます。赤枠の部分はExcelからデータを読み込んでいます。
【メール】
WinActorでメール受信シナリオ
返信メールを受信し、管理表の該当する箇所に〇を入力するシナリオです。
WinActorメール受信イメージ図
できた。。。
導入後は？
作業時間、コストをこれまでの1/6に削減
メールの送信漏れ・誤送信・リターンメールのチェック漏れ改善⇒精神的負担が大幅に軽減
Aさんは「空いた時間を有効活用し、更なる業務の自動化に取り組もう！」と思うのでした。
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